Så långt låter det enkelt. Uppfyll lagkraven och tillståndet är ert. Men för en föreståndare som ska förnya sitt tillstånd kan processen snabbt bli både svårare och mer tidskrävande än man först räknade med. I värsta fall blir det också avslag på ansökan.
Vilka är då de vanligaste fallgroparna vid en tillståndsansökan? Varför blir det bara svårare? Och hur går ni tillväga för att ta fram en bra ansökan? Läs vidare, så ger vår sakkunnige Oskar Jonsson allt ni behöver för att lyckas med nästa tillståndsansökan för brandfarliga och explosiva varor!
Fallgrop 1: Intern tidsoptimism och övertro
Att ansöka om tillstånd för brandfarliga och explosiva varor är inget som görs årligen. Det kan istället dröja tre, sex och ibland hela tio år innan det är dags att förnya. Med så långa cykler är det inte ovanligt att all dokumentation bara blir liggande tills ansökan ska in på nytt. Trots att det är ett lagkrav att dokumentationen ska hållas uppdaterad.
Även om det krävs en utsedd föreståndare för att få ett tillstånd så finns det sällan en person som bara kan fokusera på brand- och riskfrågor. En butikschefs primära uppgift är att driva den dagliga verksamheten, inte att fördjupa sig i olika tillståndsprocesser. Oskar Jonsson, affärsenhetsansvarig för Riskhantering på Säkerhetspartner, ger sin syn på saken.
Många av dem som vi hjälper med ansökan har först påbörjat processen på egen hand. Men en bit in märker de att, oj, det här kommer ta mycket mer tid än vi trodde. En större industri kan behöva börja redan ett år innan, medan det för en mindre verksamhet, till exempel en bensinstation, rör sig om ett halvår. Det räcker inte att ta tag i det någon månad innan det nuvarande tillståndet löper ut. Då blir det garanterat stressigt.
Fallgrop 2: Förändringar i både verksamhet och lagkrav
Men varför tar det då så lång tid att göra en ansökan? Svaret på det är mångbottnat, och den första anledningen som Oskar tar upp är förändringar i verksamheten. Den dåvarande föreståndaren har slutat, nya produkter har införts, volymer har ökat eller delar av infrastrukturen har bytts ut. Alla är händelser som kan påverka tillståndsprocessen.
Mycket hinner hända i en verksamhet på 10 år. Butikschefen har bytt jobb – hur såg överlämningen ut? Butiken hanterar mer gasol och har byggt om lagret, hur påverkar det? Om det har skett många förändringar i verksamheten kommer det garanterat att påverka er ansökan.
Lagar och regler hinner också förändras. Inte minst föreskrifterna från MCF, som bara de senaste åren har fått uppdateringar gällande både brandfarlig vätska och brandfarlig gas. Det kan innebära att verksamheten måste göra nya utredningar, ändra i sina rutiner eller ta fram helt ny dokumentation som de aldrig tidigare haft.
Det ställs mycket högre krav från myndighetshåll idag än vad det gjorde för tio år sedan. De gör också fler och ännu noggrannare kontroller, vilket innebär att verksamheter behöver ha rutiner som följs, ha genomgått rätt utbildningar och ha all dokumentation på plats, förklarar Oskar.
Fallgrop 3: Dokumentation som inte hålls uppdaterad
När det kommer till dokumentationen är det vanligt att den, efter att ett tillstånd har godkänts, hamnar i en pärm som inte öppnas eller uppdateras förrän det är dags att ansöka igen. Problemet, som Oskar beskriver det, är att det blir en sällan-händelse där allt ska ske på en och samma gång. Att den inte hålls uppdaterad och att saker förbises i hanteringen kan också skapa risker och farliga situationer för personal och besökare. Har det skett flera förändringar i organisation, verksamhet och regler, men inga uppdateringar har gjorts, kommer den nya ansökan att kräva både tid och resurser.
Låt säga att tillståndet gäller i sex år. Det mesta av arbetet med dokumentationen kommer då att göras år ett och år sex, det vill säga när det faktiskt ska lämnas in till räddningstjänsten. Det riskerar att skapa en snöbollseffekt där omfattningen av arbetet bara fortsätter att växa. Det ökar stressen och kan också leda till att tillståndet försenas, omprövas eller nekas.
Oskars tre bästa tips för att lyckas med tillståndsansökan
- 1. Börja i tid och planera arbetet noga
Det kan låta som en självklarhet. Men många underskattar faktiskt tiden som det tar att utreda och dokumentera hanteringen av brandfarlig och explosiv vara. En tumregel är att ju längre ett tillstånd har gällt, desto mer kommer det att vara att göra när det ska förnyas – om det inte har uppdaterats.
Generellt är min rekommendation att börja ett år i förväg med att ta fram all dokumentation som hör till tillståndet som löper ut. Kartlägg sedan förändringar i organisation och verksamhet, samt hur lagkrav och föreskrifter har uppdaterats sedan sist. Då får ni en bättre överblick och kan estimera hur mycket tid och resurser det troligen kommer att ta, och hur det kan påverka driften av den dagliga verksamheten.
- 2. Ta in extern kompetens utifrån behov – från punktinsats till helhet
När den första utredningen är gjord och all tidigare dokumentation är samlad, är det dags att fördela ut ansvaret. I mindre verksamheter är det vanligt med endast en föreståndare, medan större industrier kan ha flera stycken uppdelade på olika avdelningar och platser, inklusive en samordnare för brand- och riskhantering.
Jag och mina kollegor kan ta ansvar för hela ansökningsprocessen från start till mål. Då är allt vi behöver underlaget som redan finns. Vi kan också komma in i olika skeden i ansökningsprocessen, och till exempel stötta den som märker att den tidigare dokumentationen är ofullständig och behöver hjälp att fylla i luckorna. Vi kan utreda, utbilda, dokumentera och föra dialog med räddningstjänsten. Oavsett vad behovet är ser vi till att minska den interna stressen och reda ut eventuella frågetecken.
- 3. Håll dokumentationen levande över tid
När tillståndet har blivit godkänt är det viktigt att dokumentationen fortsätter att hållas uppdaterad. Det är att göra sig själv en tjänst för nästa gång. Det kan röra sig om organisatoriska förändringar, höjningar eller sänkningar av mängder, eller infrastruktur som görs om.
Arbetet slutar inte bara för att tillståndet har blivit godkänt. Tvärtom. För att göra nästa ansökan så smidig som möjligt rekommenderar vi att arbeta löpande med att hålla dokumentationen uppdaterad. Med mindre insatser under hela tillståndstiden kommer den där stressen som annars skulle infinna sig att vara som bortblåst, samtidigt som det garanterar att verksamheter lever upp till lagkraven. Våra konsulter kan hjälpa till att sätta upp den organisation och de rutiner som krävs för att ni ska kunna arbeta mer långsiktigt och hållbart, så att hanteringen av brandfarlig vara varken stressar eller kostar onödigt mycket, avslutar Oskar.
Behöver ni förnya ert tillstånd för brandfarlig och explosiv vara? Hör av er till oss på Säkerhetspartner så hjälper vi er genom processen!
